Обязательный и самый полный перечень кадровых документов для ИП и малого бизнеса

Я прекрасно понимаю, что предпринимателю, который развивает свой бизнес и в большей степени сфокусирован на создание качественного продукта и развитие каналов продвижения и рекламы, совсем не хочется дополнительно заниматься «лишними» бумагами, перелопачивать тонну информации, чтобы понять, какие все-таки кадровые документы ему необходимо иметь в своей организации, вникать в тонкости их ведения, ведь каждый должен заниматься своим делом – предприниматель - бизнесом, кадровик - кадровыми вопросами.

Но иногда сталкиваюсь с тем, что предприниматель готов самостоятельно вести кадровый учет, пока бизнес не развился на полную мощность, но уже появляется потребность нанимать работников. И вести кадровый учет ИП с одним сотрудником в штате обязан также, как и корпорации с тысячным штатом и целой службой управления персоналом.

Поэтому в этой статье я дам полный список обязательных и рекомендуемых кадровых документов. Я дам их в виде списка, некоего чек-листа, по которому Вы можете свериться, что у Вас уже есть, чего нет и что необходимо разработать.

NB! Обращаю Ваше внимание, что здесь речь не будет идти про микропредприятия! Об особенностях кадровой документации для этой категории бизнеса Вы можете прочитать в статье http://работодателю.рф/kadrovij-uchet-s-nulya-poshagovo

Содержание:

1. Обязательные документы:
1.1. Локально-нормативные акты и приказы по основной деятельности
1.2. Формы приказов по личному составу и формы учета сотрудников
1.3. Журналы и книги учета кадровых документов


2. Рекомендуемые кадровые документы, которые защитят Ваш бизнес

3. За какие нарушения кадрового делопроизводства предпринимателю грозят самые крупные штрафы
Обязательные документы
1.1. Локально-нормативные акты и приказы по основной деятельности
Итак, у каждого ИП, нанимающего сотрудников (даже если в штате один сотрудник) должны лежать на полке (а формы на рабочем столе компьютера) утвержденные локально-нормативные акты и приказы по основной деятельности:

  • Штатное расписание
  • Форма трудового договора
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Инструкция по охране труда (напрямую к кадровому учету не относится, но иметь нужно)
  • Положение о защите персональных данных работников + к нему форма письменного согласия работников на обработку и передачу персональных данных
  • Положение об оплате труда и премировании (если соответствующего раздела нет в Правилах внутреннего трудового распорядка)
  • Коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение о его необходимости)
  • Положение об аттестации (если аттестация в организации проводится)
  • Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если такие имеются; может быть включен в ПВТР)
  • Договор о коллективной материальной ответственности (если имеются)
  • Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (если имеются)
  • Локальный акт/приказ, утвердивший форму расчетного листка
  • Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
  • Приказ об утверждении форм первичных учетных документов
  • График отпусков на текущий год
Обязательные документы
1.2. Формы приказов по личному составу и формы учета сотрудников
  • Личная карточка формы № Т-2
  • График сменности (если такой режим работы предусмотрен)
  • Основания к изданным приказам: заявления, акты, соглашения и др.
  • Приказ о приеме работника на работу
  • Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
  • Приказ о предоставлении отпуска работнику
  • Приказ о направлении работника в командировку
  • Приказ о переводе работника на другую работу
  • Приказ о поощрении работника

По моей практике, перечисленные формы приказов наиболее используемые в ежедневной работе.

Но вполне возможно, что Вам заранее нужно предусмотреть формы приказов для иных ситуаций, если Вы знаете, что в Вашей организации они могут иметь место, например, Приказ о привлечении к работе в выходной день, Приказ о привлечении к дисциплинарному взысканию и т.п.
Обязательные документы
1.3. Журналы и книги учета кадровых документов
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее,
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Журнал учета проверок
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (тоже напрямую к кадровому учету не относится, но иметь на полке нужно, даже если Вы работаете в офисе и вероятность несчастных случаев близка к нулю)
Внимательно проверьте, все ли обязательные кадровые документы у Вас имеются в наличии. Если нет, то не тяните, а сразу закажите их разработку. Ведь у Вас и так много бизнес вопросов, зачем Вам еще эта «головная боль».
2
Рекомендуемые кадровые документы, которые защитят Ваш бизнес
  • Должностные инструкции
Не являются обязательным документом, обязанности работника могут быть указаны в трудовом договоре. Но рекомендую оформить должностную инструкцию с подробным описанием должностных обязанностей, прав и ответственности работника. Это защитит Ваш бизнес в случае недомолвок с работником и трудового спора.

  • Журнал учета трудовых договоров
  • Журнал учета приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет
  • Журнал учета приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет
  • Журнал ознакомления с локальными нормативными актами
  • Журнал учета листков временной нетрудоспособности

Все вышеперечисленные в данном подпункте журналы не являются обязательными для работодателя, но я очень рекомендую Вам их вести, можно в электронном виде, для систематизации информации.

Объем информации в процессе работы будет достаточно большой, и чтобы через год-два судорожно не вспоминать, что Вы учли в работе, а что нет, лучше подстраховаться. Времени это займет 1-2 минуты, зато сэкономит Вам часы в будущем.

  • Положение о подборе персонала
  • Положение об адаптации персонала
  • Положение об обучении персонала и т.п.

Перечисленные Положения будут актуальны при расширении бизнеса, для систематизации бизнес-процессов и повышении управляемости персоналом.
3
За что в кадровом делопроизводстве предпринимателю грозят самые крупные штрафы
За любые нарушения трудового законодательства, например, отсутствие обязательных локально-нормативных актов, несоблюдение кадровых процедур и т.п. работодатель привлекается к ответственности по ст.5.27 КОАП РФ.

Если Вы совершили нарушение впервые, то лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица штрафуются на сумму от одной до пяти тысяч рублей; юридические лица - от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Если нарушение обнаружено повторно, то меры наказания усиливаются и одним денежным штрафом уже можно не обойтись.

Существуют нарушения, которые оцениваются значительно дороже. Например, нарушение порядка трудоустройства иностранных граждан может обойтись в сумму до 1 миллиона рублей.

Также очень высока цена за невыплату заработной платы работникам. При подобных нарушениях ответственность доходит до уголовной.

В связи с этим настоятельно рекомендую Вам вести кадровый учет в строгом соответствии трудовому законодательству для избежания финансовых потерь и более строгих и неприятных видов наказания.
Ознакомьтесь с другими полезными материалами