Кадровый учет с нуля за 5 шагов

У любого предпринимателя на старте бизнеса возникает очень много вопросов, в том числе – как выстроить грамотный и в необходимом объеме кадровый учет с нуля пошагово. Даже если у Вас в ИП или ООО всего 1 сотрудник, то ведение кадрового учета уже необходимо.

Вы как руководитель понимаете, что реализация требований трудового законодательства обезопасит ваш бизнес от финансовых потерь в виде штрафных санкций от надзорных органов (весьма немалых!) и повысит репутацию Вашего бизнеса.

В статье я пошагово расскажу, как создать полный пакет обязательных кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства в 2019 году, а в конце статьи дам ссылки, где взять формы всех документов и не придумывать самому «велосипед».

Содержание:
1. Кадровое делопроизводство – с чего начать? Первый основополагающий документ.
2. 3 обязательных локальных нормативных акта любого бизнеса
3. ТОП-10 основных процессов кадрового учета
4. Главный секрет, как сэкономить на штатном кадровике
5. Как повысить репутацию бизнеса за счет кадрового учета
6. 3 ссылки с практическими материалами
1 шаг
Кадровое делопроизводство – с чего начать? Первый основополагающий документ.
Первым делом Вам нужно определиться, кто Вам нужен для того, чтобы Ваша компания или ИП функционировала. Какие профессии или должности Вам нужны, какие обязанности и какие действия Ваши сотрудники будут выполнять, сколько человек каждой должности необходимо и сколько Вы будете платить каждому человеку в качестве оклада, будут ли какие-то постоянные доплаты и надбавки.

Например, если Вы живете в Северном регионе и компанию планируете открывать там же, Вам обязательно нужно предусмотреть северные надбавки для всех работников, поэтому этот вопрос советую изучить повнимательнее.

На этом этапе пока нет необходимости продумывать, какие премии и за что Вы будете им платить. Сейчас главное – определиться с окладами и постоянными обязательными надбавками, которые должны будут быть утверждены в штатном расписании.

После того, как Вы определились, какие должности, в каком количестве, с какими окладами и постоянными надбавками будут в Вашей организации, нужно составить и утвердить приказом по своей компании или ИП штатное расписание. Штатное расписание утверждаете по унифицированной форме Т-1. По ходу статьи я буду просто перечислять все кадровые формы по номерам, которые Вам необходимо будет иметь в организации, а в конце статьи скажу, где их взять.

Итак, штатное расписание готово и утверждено, Вы точно знаете кто Вам нужен и готовы искать на свои вакансии сотрудников, но перед этим необходимо разработать и утвердить обязательные локальные нормативные акты.
2 шаг
3 обязательных локальных нормативных акта любого бизнеса
Документ первый – трудовой договор (ст.56, 57 ТР РФ)

Итак, у Вас есть кандидат на Вашу должность в штатном расписании. Для того, чтобы официально оформить с ним отношения, Вам нужно заключить трудовой договор. Для этого Вам нужно иметь форму этого документа. Вы можете составить ее сами, взяв за основу любую форму в интернете.

Но будьте очень внимательны! Далеко не всегда это будет очень грамотная и полная форма трудового договора, Вам придется ее полностью проверять на соответствие требованиям трудового законодательства, все ли обязательные пункты включены, все ли подходит под нюансы Вашей организации, нет ли информации, которую, наоборот, нельзя включать в трудовой договор.

В любой случае, имейте в виду, что идеальной универсальной или типовой формы трудового договора не существует, т.к. каждая организация уникальна, со своей спецификой и своими нюансами, все взаимоотношения между работодателем и работником индивидуальны и все особенности должны быть отражены в трудовом договоре.
Документ второй – правила внутреннего трудового распорядка или ПВТР (ст.189 ТК РФ)

Все, что должно быть отражено в данном локальном акте также четко обозначено в трудовом кодексе. В нем Вы должны отразить порядок приема и увольнения своих сотрудников, права, обязанности и ответственность двух сторон – Вас как работодателя и Ваших работников, режим организации и работников, время их отдыха, какие меры поощрения и взыскания в Вашей организации будут приняты, и многие другие особенности именно Вашей организации или ИП.

Если Вы не планируете отдельно разрабатывать и утверждать Положение об оплате труда, то именно в этом документе следует отдельным разделом прописать схему оплаты труда Вашим сотрудникам: какие премии, за что и кому будут выплачиваться, в каком размере, от чего они зависят (ст.135 ТК РФ).

Опять же, Вы можете найти в Интернете любой шаблон ПВТР, но с ним будьте вдвойне внимательны! Например, я видела такие ситуации, когда в ПВТР режим работы указан с 9.00 до 18.00, а по факту работники работали по 12 часов в день по графику 2 через 2, что также отражалось в табеле учета рабочего времени. Любая проверка укажет на это нарушение в локальном акте.
Документ третий – Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ)

При приеме на работу Вы, как правило, снимаете копии документов работника для хранения в личном деле (паспорт, документы об образовании, медицинская книжка и т.д.). Все эти документы содержат в себе персональные данные физического лица – Вашего работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения и иные данные, которые прямо или косвенно определяют данное физическое лицо.

Вы, как работодатель и оператор обработки персональных данных, обязаны иметь документ, в котором указано, каким образом, для каких целей Вы собираете персональные данные, каким образом их храните, систематизируете, обновляете, используете, передаете для обработки, обезличиваете, уничтожаете все эти данные.

К данному документу в качестве Приложения нужно разработать форму Согласия работника на обработку его персональных данных. Без получения от него согласия в письменном виде Вы не имеете право обрабатывать его персональные данные, а, соответственно, прием его на работу к Вам будет затруднен.
Документ четвертый, не обязательный, но очень Вам его рекомендую – должностные инструкции работников

Нигде в трудовом кодексе и иных законодательных документах не указано на обязательность наличия в организации должностных инструкций. Главное, чтобы трудовая функция была закреплена в трудовом договоре с работников, а за отсутствие должностных инструкций Вы не получите ни штраф, ни любых других видов наказаний.

Но если они у Вас будут разработаны, то это очень будет способствовать эффективности Вашего бизнеса. Во-первых, работник будет четко знать, что конкретно входит в его обязанности и какую ответственность он несет за их невыполнение. Во-вторых, в любой спорной ситуации Вы всегда сможете указать работнику на конкретную строчку в должностной инструкции, у Вас с ним никогда не возникнет разногласий на тему «должен я это выполнять или нет». И в-третьих, в случае возникновения трудового спора данный документ будет огромным подспорьем в судебном разбирательстве.




Особенности локальных актов для микропредприятий

Если Ваша организация или ИП относится к категории микропредприятий, то Вы можете отказаться от локально-нормативных актов, но должны заключать трудовые договоры только по типовой форме (где его взять – смотрите в конце статьи), которая по своему содержанию уже включает всю информацию локальных актов.

3 шаг
ТОП-10 основных процессов кадрового учета
Ну что ж, поздравляю! Персонал набран, трудовые договоры с ними заключены, наступил первый рабочий день. И с этого дня Вы должны по всем своим работникам вести кадровый учет: отправлять их в отпуск, в командировки, увольнять, опять принимать на работу и т.д. Этот круговорот будет бесконечен пока Ваша организация развивается и бизнес приносит доход.

Итак, какие документы Вам для этого нужно всегда иметь под рукой (где взять все нижеупомянутые формы – в конце статьи):

  • Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу – форма №Т-1. Данный приказ Вы издаете в день приема работника, после того, как заключили с ним трудовой договор.
  • Личная карточка работника - форма №Т-2. Она также заводится в день приема работника на работу. В нее Вы сразу вносите все основные сведения, а далее будете заполнять графы по мере работы данного работника у Вас.
  • Штатное расписание - форма №Т-3. Это именно тот документ, о котором шла речь в самом начале статьи. Его Вы утверждаете приказом по своей организации или ИП в самую первую очередь.
  • Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу - форма №Т-5. Если по истечение времени Вы приняли решение повысить Вашего работника, например, с должности «менеджер» на должность «ведущий менеджер», то после внесения изменений в штатное расписание и введение в него должности ведущего менеджера Вы издаете приказ о переводе работника.
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику - форма №Т-6.
  • График отпусков - форма №Т-7. График отпусков утверждается на следующий календарный год не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего. В случае, если Ваша организация образовалась, например, в феврале, то график отпусков нужно утвердить на текущий год сразу после приема сотрудников.
  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма №Т-8
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - форма №Т-9
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма №Т-11
  • Табель учета рабочего времени - форма №Т-13
Еще один важный момент состоит в том, что с 2011 года данные формы не являются обязательными к использованию, Вы можете разработать свои или взять за основу формы других организаций. Но я Вам не советую это делать, а взять в работу именно эти формы. В процессе работы после 2011 года я видела разные формы кадровых документов, разработанные самостоятельно организациями, но они не пройдут ни одну проверку. Эти же формы проверены годами практики, содержат всю требуемую информацию. Вам нужно только утвердить их приказом по своей организации для использования.

4 шаг
Что еще нужно?
Ну что ж, почти все готово. Остались небольшие нюансы.
Для ведения кадрового учета Вам необходимо завести:
  • Журнал учета трудовых договоров
  • Журналы учета приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них


5 шаг
Сейф
Еще Вам нужен несгораемый сейф и его нужно обязательно купить. В нем будут храниться трудовые книжки Ваших работников.
Они не могут храниться в шкафу, в тумбочке, на руках у работников – любой из этих вариантов будут нарушением законодательства.
Они должны храниться только в несгораемом сейфе.

Если Вы сделали все вышеописанное, то поздравляю Вас - кадровый учет с нуля пошагово создан.





Главный секрет, как сэкономить на штатном кадровике

Когда организация еще не совсем большая и кадровый документооборот совсем незначительный, то на штатном кадровике вполне можно сэкономить. Для этого нужно, чтобы в организации на полке лежал полный комплект утвержденных локально-нормативных актов и кадровых форм документов, изданы приказы с ответственными за тот или иной кадровый процесс и оформлены все кадровые журналы. Этот полный комплект документов можно заказать у HR-эксперта, например, здесь www.работодателю.рф Все документы будут разработаны с учетом специфики Вашей организации в оговоренные сроки.

Далее кадровый учет Вы можете вести самостоятельно или возложить на бухгалтера (если он есть в штате). Либо периодически обращаться к HR-эксперту для подготовки отдельных приказов или внесения изменений в локальные акты при изменении законодательства.

Так Вы значительно сэкономите на штатном кадровике и также это будет дешевле, чем передать функцию ведения кадрового учета на аутсорсинг, т.к. в этих двух вариантах у вас будут постоянные выплаты из фонда оплаты труда.







Как повысить репутацию бизнеса за счет кадрового учета
Все люди любят стабильность и честность, а особенно это касается наемных работников. Чем лучше, честнее и более открытые отношения работодателя и работника, тем выше мотивация работника и тем лучше он отзывается о своем работодателе в узких и профессиональных кругах.

Если хотите повысить репутацию бизнеса – ведите кадровый учет в соответствии с законодательством. Это повысит ценность Вашего бизнеса в глазах потенциальных кандидатов, возможно, лучших в своей сфере, и выведет Вас в «белый» список работодателей, что, несомненно, вернется Вам в виде увеличения дохода Вашего бизнеса. Ведь бизнес делают люди, Ваши сотрудники!







3 ссылки с практическими материалами для создания кадрового учета с нуля
Итак, как обещала – где взять все формы для ведения кадрового учета:

1. Все формы первичных учетных документов по учету кадров http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_32449/f4bc0da02458d0d02a71c81391c584a16d3cee60/

2. Типовая форма трудового договора для микропредприятий www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_204023/

3. Как правильно составить должностную инструкция (на примере профессии парикмахера) – моя статья для портала Директор салона красоты http://работодателю.рф/kak-sostavit-doljnostnuyu-instruktsiyu-parikmahera; https://www.dirsalona.ru/article/1273-kak-sostavit-doljnostnuyu-instruktsiyu-razbiraemsya-na-primere-doljnosti-parikmahera




Ознакомьтесь с другими полезными материалами